Kontrahenci
Moduł Kontrahenci znajduje się w Menu .
Moduł prezentuje listę Kontrahentów i umożliwia zarządzanie nimi (dodawanie, usuwanie, zmianę aktywności). Dane kontrahentów mogą być integrowane z zewnętrznym systemem ERP.
Po wejściu do modułu prezentowana jest lista Kontrahentów. Lista może zawierać informacje takie jak:
-
Nazwa Kontrahenta;
-
Pełna nazwa Kontrahenta;
-
E-mail;
-
NIP;
-
REGON;
-
Liczba zamówień złożonych przez Oddziały danego Kontrahenta;
-
Suma wartości zamówień złożonych przez Oddziały danego Kontrahenta.
-
Informacja o Grupach kontrahentów, z którymi dany Kontrahent jest powiązany. Jeśli Kontrahent powiązany jest tylko z jedną Grupą, w kolumnie wyświetlana będzie jej nazwa. Jeśli Grup jest więcej, w kolumnie wyświetlana będzie ich liczba. Po kliknięciu w wartość w kolumnie wyświetlona zostanie zakładka Grupy kontrahentów w szczegółach danego Kontrahenta;
-
Informacja o statusie Blokady zamówień w przypadku gdy w systemie wykorzystywane są Limity kupieckie - patrz: Limit kupiecki i strategie blokowania
Dodatkowo w module dostępne są kolumny Identyfikator oraz Identyfikator zewnętrzny, jeśli dostępny w konfiguracji systemu, które są domyślnie ukryte. Dostępnymi kolumnami można zarządzać po wybraniu opcji Widoczne kolumny dostępnej pod przyciskiem konfiguracji widoku po prawej stronie nad listą Kontrahentów.
| W przypadku kont typu Hybrid na listę Kontrahentów domyślnie nałożono filtr na Kontrahentów typu Firma. |
Jeśli dany Kontrahent jest nieaktywny, obok jego nazwy widoczna będzie ikonka koła z czerwonym przekreśleniem.
Obok nazwy danego Kontrahenta pod ikoną wielokropka dostępne są opcje zarządzania danym Kontrahentem:
-
opcja przypisania do Grupy kontrahentów;
-
opcja aktywacji/dezaktywacji danego Kontrahenta;
-
opcja usunięcia danego Kontrahenta.
Operacje te można wykonywać również grupowo na wybranych Kontrahentach. Po zaznaczeniu wybranych Kontrahentów nad listą pojawiają się przyciski Usuń oraz Operacje grupowe.
| Nie można aktywować Kontrahentów, którzy nie mają przypisanych wartości wymaganych Atrybutów kontrahentów i/lub nie mają przypisanego co najmniej jednego Oddziału kontrahenta. |
Operacje grupowe na Kontrahentach
W ramach Operacji grupowych na liście Kontrahentów dostępne są opcje:
-
Zmiana aktywności - po wybraniu opcji wyświetlone zostanie okno, w którym możliwe będzie wybranie czy zaznaczeni Kontrahenci mają zostać dezaktywowani (Nie) czy aktywowani (Tak), niezależnie od ich dotychczasowego statusu aktywności.
-
Przypisz do grupy - po wybraniu opcji możliwe jest powiązanie wybranych Kontrahentów z wybranymi Grupami kontrahentów. Równocześnie można powiązać wybranych Kontrahentów z wieloma Grupami kontrahentów.
Dodawanie nowego Kontrahenta
Po kliknięciu przycisku Dodaj kontrahenta wyświetlone zostanie okno umożliwiające utworzenie nowego Kontrahenta. Formularz zawiera m.in. pola nazwy, NIP, REGON, danych kontaktowych (e-mail, numer telefonu) oraz adresowych. Po zapisaniu danych nowy Kontrahent zostanie dodany do listy i wyświetlone zostaną jego szczegóły, w których można kontynuować zarządzanie Kontrahentem w celu jego aktywacji.
Szczegóły Kontrahenta
Po dodaniu nowego Kontrahenta lub po kliknięciu w wiersz Kontrahenta na liście wyświetlone zostaną jego szczegóły. Widok szczegółów podzielony jest na zakładki:
-
Dane firmy;
-
Oddziały kontrahentów;
-
Atrybuty;
-
Grupy kontrahentów;
-
Cenniki;
-
Rozrachunki;
-
Faktury;
-
Program lojalnościowy;
-
Stany limitów kupieckich.
Szczegóły Kontrahenta - Dane firmy
W zakładce dostępna jest opcja usunięcia danego Kontrahenta.
Dostępna jest również opcja wyeksportowania danych danego Kontrahenta. Po kliknięciu opcji Eksport danych kontrahenta wygenerowany zostanie plik JSON z podstawowymi danymi Kontrahenta i jego Oddziałów.
Zakładka podzielona jest na sekcje:
-
Dane firmy - w sekcji prezentowane są:
-
podstawowe dane Kontrahenta, takie jak: nazwa, pełna nazwa, NIP, REGON, e-mail oraz numer telefonu wraz z opcją edytowania tych danych;
-
Data wygaśnięcia umowy danego Kontrahenta;
-
Język powiadomień - czyli możliwość zarządzania, w jakim języku mają być do danego Kontrahenta przesyłane powiadomienia dotyczące Faktur, jeśli zostały one skonfigurowane w module Powiadomienia .
-
Identyfikator zewnętrzny - jeśli pozwala na to konfiguracja Systemu;
-
Opcja włączania/wyłączania aktywności Kontrahenta;
-
Opcja włączenia/wyłączenia wysyłania powiadomień do Kontrahenta;
-
Informacja o dacie pierwszego logowania w imieniu Kontrahenta;
-
-
Adresy do faktury - lista adresów fakturowych przypisanych do danego Kontrahenta. Dostępna jest opcja dodania nowego adresu za pomocą przycisku Dodaj adres oraz opcja edycji adresu, (jeśli dostępna);
-
Opiekunowie klienta - lista Opiekunów klienta przypisanych do danego Kontrahenta. Dostępna jest opcja przypisania Opiekuna/Opiekunów za pomocą przycisku Dodaj opiekuna klienta oraz usunięcia Opiekuna lub wszystkich Opiekunów. Szczegółowe informacje o Opiekunach klienta opisano w dokumentacji w rozdziale Opiekunowie klienta .
-
Dane limitu kupieckiego - w zakładce prezentowane są informacje o Limicie kupieckim oraz opcja zarządzania nim - patrz: Limit kupiecki i strategie blokowania.
| Limity kupieckie są wykorzystywane w Sklepie, tylko jeśli pozwala na to konfiguracja Systemu. |
Limit kupiecki i strategie blokowania
W sekcji prezentowana jest informacja o możliwości składania Zamówień zależnie od konfiguracji oraz informacje:
-
Saldo - czyli sumie należności, czyli tego, co Kupujący musi zapłacić i zobowiązań, czyli tego, co zwracane jest Kupującemu np. korekta Faktury;
-
Kwota pozostała do zapłaty - czyli kwota wynikająca z Salda;
-
Kwota przeterminowana - czyli kwota tych należności, dla których przekroczony został Limit dni przeterminowania;
| Do Salda nie są wliczone Rozrachunki powiązane z Fakturami typu Proforma. |
W konfiguracji Limitu kupieckiego dostępne są opcje:
-
Strategia blokowania - czyli sposób naliczania limitu/blokowania składania Zamówień - patrz: Strategia blokowania
-
Kwota limitu oraz jej waluta - czyli kwota maksymalna poniżej, której limit nie będzie obowiązywał, jeśli jest uwzględniony w wybranej Strategii.
-
Limit dni przeterminowania - czyli liczba dni, o ile maksymalnie opóźniona może być płatność w stosunku do terminu płatności z Rozrachunku, jeśli uwzględniony jest w wybranej Strategii;
| Strategia blokowania i wynikające z niej informacje są prezentowane w Panelu Administracyjnym, jeśli pozwala na to konfiguracja. Dotyczy ona również prezentacji Limitów kupieckich w Sklepie, w postaci informacji o blokadzie na belce Sklepu i w Strefie klienta. W celu umożliwienia korzystania z Limitów kupieckich należy skontaktować się z Menadżerem Projektu po stronie Asseco BS. |
Strategie blokowania
W omówieniu Strategii blokowania uwzględniono wyświetlanie wszystkich dostępnych opcji.
-
Blokuj
-
Blokada składania zamówienia: TAK. Blokuje możliwość złożenia Zamówienia dla Oddziałów kontrahenta do czasu zmiany strategii, niezależnie od salda.
-
Wyświetlanie w Panelu Administracyjnym: Prezentowana jest informacja o blokadzie składania Zamówień, nie są prezentowane informacje o wykorzystaniu limitów.
-
Wyświetlanie w Sklepie: W Strefie klienta pokazywane jest saldo i informacja o blokadzie składania Zamówień. Nie ma informacji o stanie Limitu kupieckiego (przekroczony/nieprzekroczony). Wykresy pokazują wartości w kolorach neutralnych.
-
-
Nie blokuj
-
Blokada składania zamówienia: NIE. Możliwość złożenia Zamówienia dla Oddziałów kontrahenta nie będzie zablokowana do czasu zmiany strategii, niezależnie od salda.
-
Wyświetlanie w Panelu Administracyjnym: Prezentowana jest informacja o dostępności składania Zamówień, nie są prezentowane informacje o wykorzystaniu limitów.
-
Wyświetlanie w Sklepie: W Strefie klienta pokazywane jest saldo i informacja o możliwości składania Zamówień. Nie ma informacji o stanie Limitu kupieckiego. Wykresy pokazują wartości w kolorach neutralnych.
-
-
Blokuj dla przeterminowanych należności
-
Blokada składania zamówienia: TAK, jeśli istnieją należności z przekroczonym Limitem dni przeterminowania. Ustawienie tej strategii dla Kontrahenta zablokuje możliwość złożenia Zamówienia dla Oddziałów kontrahenta do czasu spłaty przeterminowanych należności.
-
Wyświetlanie w Panelu Administracyjnym: Wyświetlana jest informacja o dostępności/blokadzie składania Zamówień oraz pasek postępu Dni zalegania, na którym prezentowana jest zależność między najstarszym terminem płatności nieopłaconego Rozrachunku a ustawionym Limitem dni przeterminowania.
-
Wyświetlanie w Sklepie: W Strefie klienta pokazywane jest saldo i informacja o możliwości/blokadzie składania Zamówień. Nie ma informacji o stanie Limitu kupieckiego - blokada nie jest zależna od przekroczenia limitu kwotowego, a od przekroczenia terminów płatności dla wierzytelności. Wykres dni przeterminowania odzwierciedla stan limitu w dniach, a wykres wartości pokazuje się w kolorach neutralnych, bez informacji o ustawionym na limicie kwotowym.
-
-
Blokuj dla wszystkich należności powyżej limitu
-
Blokada składania zamówienia: TAK, jeśli przekroczona zostanie Kwota limitu. Ustawienie tej strategii dla Kontrahenta zablokuje możliwość złożenia Zamówienia dla Oddziałów kontrahenta do czasu spłaty należności przekraczających ustaloną Kwotę limitu.
-
Wyświetlanie w Panelu Administracyjnym: Wyświetlana jest informacja o dostępności/blokadzie składania Zamówień oraz pasek postępu Wykorzystanie limitu, na którym prezentowana jest zależność między wartością nieopłaconych Rozrachunków a ustawioną Kwotą limitu.
-
Wyświetlanie w Sklepie: W Strefie klienta pokazywane jest saldo i informacja o możliwości/blokadzie składania Zamówień. Jest wyświetlana także informacja o stanie Limitu kupieckiego (przekroczony/nieprzekroczony), gdyż blokada zależna jest od przekroczenia limitu kwotowego. Wykres dni przeterminowania wyświetla się w kolorach neutralnych, bez informacji o ustawionym limicie w dniach. Wykres wartości kwotowej limitu odzwierciedla stan wykorzystania limitu kwotowego.
-
-
Blokuj dla wszystkich należności powyżej limitu lub przeterminowanych
-
Blokada składania zamówienia: TAK, jeśli istnieją należności z przekroczonym Limitem dni przeterminowania i/lub jeśli przekroczona zostanie Kwota limitu. Ustawienie tej strategii dla Kontrahenta zablokuje możliwość złożenia Zamówienia dla Oddziałów kontrahenta do czasu spłaty należności przekraczających ustaloną Kwotę limitu i/lub przeterminowanych.
-
Wyświetlanie w Panelu Administracyjnym: Wyświetlana jest informacja o dostępności/blokadzie składania Zamówień oraz pasek postępu Dni zalegania, na którym prezentowana jest zależność między najstarszym terminem płatności nieopłaconego Rozrachunku a ustawionym Limitem dni przeterminowania, a także pasek postępu Wykorzystanie limitu, na którym prezentowana jest zależność między wartością nieopłaconych Rozrachunków a ustawioną Kwotą limitu.
-
Wyświetlanie w Sklepie: W Strefie klienta pokazywane jest saldo i informacja o możliwości/blokadzie składania Zamówień. Jest wyświetlana także informacja o stanie Limitu kupieckiego (przekroczony/nieprzekroczony), gdyż blokada zależna jest również od przekroczenia limitu kwotowego. Wykresy pokazują stan wykorzystania limitu w dniach i limitu kwotowego. Jest również wyświetlana informacja o wartościach ustawionych limitów.
-
-
Blokuj dla przeterminowanych należności powyżej limitu
-
Blokada składania zamówienia: TAK, jeśli istnieją należności z przekroczonym Limitem dni przeterminowania i ich łączna wartość przekracza Kwotę limitu. Ustawienie tej strategii dla Kontrahenta zablokuje możliwość złożenia Zamówienia dla Oddziałów kontrahenta do czasu spłaty przeterminowanych należności przekraczających ustaloną Kwotę limitu.
-
Wyświetlanie w Panelu Administracyjnym: Wyświetlana jest informacja o dostępności/blokadzie składania Zamówień oraz pasek postępu Dni zalegania, na którym prezentowana jest zależność między najstarszym terminem płatności nieopłaconego Rozrachunku a ustawionym Limitem dni przeterminowania, a także pasek postępu Wykorzystanie limitu, na którym prezentowana jest zależność między wartością nieopłaconych przeterminowanych Rozrachunków a ustawioną Kwotą limitu.
-
Wyświetlanie w Sklepie: W Strefie klienta pokazywane jest saldo i informacja o braku możliwości/blokadzie składania Zamówień. Jest wyświetlana także informacja o stanie Limitu kupieckiego (przekroczony/nieprzekroczony), gdyż blokada zależna jest również od przekroczenia limitu kwotowego (ale w tym przypadku tylko dla wierzytelności przeterminowanych). Wykres dni przeterminowania odzwierciedla stan limitu w dniach. Wykres kwoty wykorzystanej pokazuje się w kolorach neutralnych, bez informacji o ustawionym dla Kontrahenta limicie kwotowym, gdyż ten dotyczy wartości wierzytelności przeterminowanych. Z tego względu informacja o limicie pojawia się w wykresie "Przeterminowanych", który odzwierciedla stan limitu w kontekście wierzytelności przeterminowanych.
-
| Istnieje możliwość takiej konfiguracji Sklepu, w której zamiast nałożenia blokady pokazywane będą ostrzeżenia o przekroczonym limicie kupieckim - patrz: Opcja: Nie blokuj zakupów, tylko pokaż informacje o przekroczonym limicie. W takim przypadku w Panelu Administracyjnym zamiast statusu informującego o blokadzie składania Zamówień prezentowany będzie status: Ostrzeżenie informujący o tym, że limity zostały przekroczone, ale składanie Zamówień nie jest zablokowane. |
| W przypadku prezentacji Salda i informacji o przekroczonym Limicie kupieckim w Sklepie uwzględniana jest również wartość Produktów znajdujących się w aktualnie w Koszyku. |
Powiadomienia o terminie płatności
W systemie dostępny jest element miękkiej windykacji - powiadomienia mailowe informujące o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności. Funkcjonalność konfigurowana jest w Panelu Administracyjnym w module Powiadomienia ().
Opcja: Nie blokuj zakupów, tylko pokaż informacje o przekroczonym limicie
Udostępniono taką możliwość konfiguracji Limitów kupieckich, która pozwala na ostrzeganie Kupujących o przekroczeniu Limitu kupieckiego bez równoczesnego blokowania możliwości składania Zamówień. Jeśli opcja zostanie uruchomiona, po przekroczeniu Limitu kupieckiego w Sklepie będzie wyświetlana belka zgodnie z konfiguracją limitu dla danego Kontrahenta z informacją o przekroczeniu limitu, ale składanie zamówień będzie nadal możliwe. Kliknięcie w belkę kieruje na listę Faktur z wyfiltrowanymi Fakturami przeterminowanymi.
| Dla Kontrahentów z ustaloną Strategią blokowania - Blokuj składanie Zamówień będzie zablokowane zawsze. Natomiast dla Kontrahentów ze Strategią blokowania - Nie blokuj belka z ostrzeżeniem/blokadą nie jest wyświetlana nigdy. |
| W celu zmiany konfiguracji Limitów kupieckich należy skontaktować się z Menadżerem Projektu po stronie Asseco BS. |
Szczegóły Kontrahenta - Oddziały kontrahentów
W zakładce Oddziały kontrahentów prezentowana jest lista Oddziałów kontrahentów danego Kontrahenta. Na liście widoczne są informacje takie jak:
-
Nazwa Oddziału kontrahenta;
-
Nazwa Kontrahenta;
-
Identyfikator zewnętrzny Oddziału - jeśli dostępny w konfiguracji Systemu;
-
Adres e-mail;
-
Numer telefonu;
-
Liczba Zamówień złożonych przez dany Oddział;
-
Suma wartości Zamówień złożonych przez dany Oddział.
Obok nazwy Oddziału widoczne mogą być ikonki:
-
'strzałki' - ikonka integracji danych. Jeśli dla danego Oddziału nie jest włączone integrowanie aktywności, prezentowana będzie żółta ikonka strzałek z wykrzyknikiem w trójkącie;
-
'gwiazdki' - którą oznaczony jest Oddział główny danego Kontrahenta;
-
'koła z czerwonym przekreśleniem' - jeśli dany Oddział jest nieaktywny.
Obok nazwy pod ikoną wielokropka dostępne są też akcje na Oddziale kontrahenta:
-
Opcja oznaczenia Oddziału jako Oddziału głównego danego Kontrahenta;
-
Opcja aktywacji/dezaktywacji danego Oddziału. Jeśli dla danego Oddziału włączona jest integracja aktywności, pojawi się komunikat informujący o tym wraz z opcją wyłączenia integracji i zmiany statusu aktywności;
-
Opcja usunięcia danego Oddziału;
Dostępna jest opcja dodania nowego Oddziału kontrahenta danego Kontrahenta. Po kliknięciu Dodaj oddział kontrahenta wyświetlone zostanie okno umożliwiające utworzenie nowego Oddziału. Formularz podzielony jest na sekcje: Dane oddziału kontrahenta oraz Adres.
| Oddziałami w szerszym zakresie można zarządzać w module Oddziały kontrahentów |
Szczegóły Kontrahenta - Atrybuty
W zakładce Atrybuty prezentowane są Atrybuty kontrahenta przypisane do danego Kontrahenta i ich wartości. Atrybutami tymi można zarządzać w module Atrybuty kontrahenta .
Po kliknięciu przycisku Dodaj atrybuty wyświetlone zostanie okno, w którym możliwe jest przypisanie Atrybutów kontrahenta i ich wartości dla danego Kontrahenta.
Obok nazwy Atrybutu kontrahenta widoczne mogą być ikonki:
-
'gwiazdki' - którą oznaczony jest Atrybut wymagany. Dla Atrybutu takiego nie można usunąć powiązania z Kontrahentem
-
'koła z czerwonym przekreśleniem' - jeśli dany Atrybut jest nieaktywny.
Obok nazwy pod ikoną wielokropka dostępne są też akcje na Atrybucie dla danego Kontrahenta:
-
Opcja edycji wartości danego Atrybutu kontrahenta dla danego Kontrahenta;
-
Opcja usunięcia powiązania danego Atrybutu kontrahenta i danego Oddziału kontrahenta. Nie można usunąć powiązania dla Atrybutu wymaganego;
Szczegóły kontrahenta - Grupy kontrahentów
W zakładce Grupy kontrahentów prezentowana jest lista Grup kontrahentów, do których przypisany jest dany Kontrahent.
Dostępna jest opcja przypisania Kontrahenta do grup. Po kliknięciu Przypisz do grupy wyświetlone zostanie okno z listą dostępnych Grup kontrahentów do wyboru.
Więcej informacji dotyczących Grup kontrahentów znaleźć można w dokumentacji modułu .
Szczegóły Kontrahenta - Cenniki
W zakładce Cenniki prezentowane są informacje o Cennikach grupowych i Cenniku indywidualnym przypisanych do danego Kontrahenta.
| Zakładka jest dostępna, jeśli w konfiguracji Systemu ustawiono powiązanie Cenników z Kontrahentami, a nie Oddziałami kontrahentów. |
W zakładce dostępna jest informacja o:
-
Cenniku indywidualnym - jeśli Kontrahent jest powiązany z Cennikiem indywidualnym, dostępny będzie link do tego Cennika. Jeśli Kontrahent nie jest powiązany z żadnym Cennikiem indywidualnym, pojawi się informacja o braku powiązania. Kontrahent może być powiązany tylko z jednym Cennikiem indywidualnym;
-
Cenniku grupowym powiązanym bezpośrednio - jeśli Kontrahent jest powiązany bezpośrednio z Cennikiem grupowym, dostępny będzie link do tego Cennika. Jeśli Kontrahent nie jest powiązany z żadnym Cennikiem grupowym bezpośrednio, pojawi się informacja o braku powiązania. Kontrahent może być powiązany bezpośrednio tylko z jednym Cennikiem grupowym;
-
Cennikach grupowych powiązanych z danym Kontrahentem za pośrednictwem Grup kontrahentów. Kontrahent może być powiązany z wieloma Grupami kontrahentów, może być więc również powiązany za ich pośrednictwem z wieloma Cennikami grupowymi. Jeśli powiązanie takie istnieje, w zakładce widoczny będzie link do powiązanego Cennika oraz informacja o Grupie, za pośrednictwem której nastąpiło powiązanie.
Szczegóły Kontrahenta - Rozrachunki
W tej zakładce można przeglądać Rozrachunki do Faktur oraz saldo tych Rozrachunków.
Szczegółowe informacje na temat Rozrachunków opisano w dokumentacji modułu .
| Rozrachunki są również widoczne w Sklepie dla uprawnionych Kupujących, jeśli pozwala na to konfiguracja Sklepu. |
Szczegóły Kontrahenta - Faktury
W zakładce Faktury prezentowana jest lista Faktur wystawionych dla danego Kontrahenta.
Szczegółowe informacje dotyczące Faktur opisano w dokumentacji modułu .
Szczegóły Kontrahenta - Program lojalnościowy
W zakładce Program lojalnościowy prezentowane są dane dotyczące udziału danego Kontrahenta w Programie lojalnościowym, m.in. saldo punktowe, liczba punktów oczekujących oraz data ostatniej aktualizacji salda. Dostępna jest również historia zmian punktów z możliwością ręcznego dodawania i usuwania punktów (Dodaj punkty, Usuń punkty).
| Zakładka dostępna jest tylko, jeśli Program lojalnościowy jest aktywny, a w jego konfiguracji ustawiono Kontekst zbierania punktów - Kontrahent. |
Szczegółowe informacje dotyczące Programu lojalnościowego opisano w dokumentacji modułu .
Szczegóły Kontrahenta - Stany limitów kupieckich
W zakładce Stany limitów kupieckich prezentowana jest historia stanów blokad dla danego Kontrahenta. Na liście widoczne są informacje takie jak:
-
Poziom blokady;
-
Identyfikator zewnętrzny Kontrahenta;
-
Informacja, czy blokada jest aktywna;
-
Data zdarzenia.
| Zakładka jest dostępna, jeśli w konfiguracji Sklepu włączono korzystanie z Limitów kupieckich. |
Tworzenie Ofert cenowych dla klientów końcowych
Istnieje możliwość tworzenia przez zarejestrowanych Użytkowników w imieniu Kontrahentów Ofert cenowych dla ich klientów końcowych. Funkcjonalność umożliwia szybkie tworzenie Oferty cenowej z dostępnych w Sklepie Produktów, dodawanie własnych pozycji np. usług oraz uwzględnianie marży i/lub rabatów. Szczegółowe informacje na temat tworzenia i zarządzania tego typu ofertami opisano w rozdziale Oferty cenowe .