Opiekunowie klienta

Moduł Opiekunowie klienta znajduje się w Menu (Sklep  Klienci).

image1
Rysunek 1. Opiekunowie klienta – Panel Administracyjny

Moduł umożliwia zarządzanie opiekunami przypisywanymi do Kontrahentów i ich Oddziałów.

Po wejściu do modułu prezentowana jest lista zdefiniowanych Opiekunów klienta. Lista może zawierać informacje takie jak:

  • Zdjęcie Opiekuna;

  • Imię i nazwisko;

  • Numer telefonu/ Numer telefonu komórkowego;

  • E-mail;

  • Identyfikator zewnętrzny;

  • Informacje o ustawieniach powiadomień, tzn., czy dany Opiekun ma być informowany o: nowych zamówieniach, zapytaniach kontaktowych, dacie wygaśnięcia umowy, przypisaniu nowego oddziału.

Jeśli dany Opiekun klienta ma wyłączoną widoczność w Sklepie, przed jego imieniem i nazwiskiem widoczne będzie szare koło z literką 'N'.

Jeśli dany Opiekun klienta jest nieaktywny, obok jego imienia i nazwiska widoczna będzie ikonka koła z czerwonym przekreśleniem.

Obok imienia i nazwiska danego Opiekuna klienta pod ikoną wielokropka dostępne są opcje zarządzania danym Opiekunem klienta:

  • opcja aktywacji/dezaktywacji danego Opiekuna klienta;

  • opcja usunięcia danego Opiekuna klienta;

Nie można zmienić aktywności Opiekuna klienta jeśli włączona jest integracja jego danych podstawowych. Nie można usunąć Opiekuna klienta, którego dane mogą być integrowane.

Istnieje również możliwość grupowego zarządzania aktywnością oraz usuwania Opiekunów klientów w ramach Operacji grupowych.

image14
Rysunek 2. Widok listy Opiekunów klientów wraz z opcjami zarządzania Opiekunem - przykład w Panelu Administracyjnym

Integracja danych i powiązań Opiekunów klientów

Jeśli dla danego Opiekuna podano Identyfikator zewnętrzny, obok jego imienia i nazwiska widoczna będzie ikonka integracji danych: 'strzałki'. Jeśli dla danego Opiekuna nie jest włączone integrowanie co najmniej jednego typu danych, prezentowana będzie żółta ikonka strzałek z wykrzyknikiem w trójkącie. Po najechaniu na ikonkę strzałek dostępna będzie lista integracji wraz z oznaczeniem czy są one aktywne oraz opcja Zarządzania integracją.

Po kliknięciu przycisku Zarządzaj integracją wyświetlone zostanie okno, w którym można włączyć lub wyłączyć wybrany zakres integracji dla danego Opiekuna.

Dostępne są zakresy integracji:

  • Integracja danych podstawowych Opiekuna klienta;

  • Integracja powiązań z Oddziałami kontrahentów/Kontrahentami

Ustawieniami integracji Opiekunów klientów można zarządzać również w ramach Operacji grupowych.

image15
Rysunek 3. Zarządzanie integracją Opiekuna klienta na liście Opiekunów w Panelu Administracyjnym - przykład

Operacje grupowe na Opiekunach klientów

Po zaznaczeniu wybranych Opiekunów klientów nad listą pojawiają się przyciski pozwalające na dokonywanie grupowych operacji na danych Opiekunach:

  • Usuń - po kliknięciu i potwierdzeniu dane wszystkich zaznaczonych Opiekunów klientów zostaną usunięte. Jeśli pośród zaznaczonych Opiekunów znajdą się tacy, których nie można usunąć, ponieważ ich dane mogą być integrowane, pojawi się informujący o tym komunikat wraz z pytaniem, czy usunąć tylko tych Opiekunów, których dane nie są integrowane.

  • Operacje grupowe - po rozwinięciu listy Operacji grupowych dostępne będą akcje:

    • Edycja integracji - opcja dostępna, jeśli pośród zaznaczonych Opiekunów, będą tacy, których dane mogą być integrowane. Po jej wybraniu wyświetlone zostanie okno z listą dostępnych zakresów integracji. Aby włączyć/wyłączyć dany zakres dla wszystkich zaznaczonych Opiekunów, których to dotyczy, należy odznaczyć dla niego opcję Bez zmian oraz ustawić jego wybrany stan, a następnie zapisać zmianę. Wybrany stan wybranych zakresów zostanie zapisany dla wszystkich zaznaczonych Opiekunów, których integracja dotyczy. Jeśli przy danej opcji zaznaczona zostanie opcja Bez zmian, zachowany zostanie dotychczasowy stan zakresu.

    • Zmiana aktywności - opcja pozwala na grupową aktywację/dezaktywację zaznaczonych Opiekunów klientów. Po jej wybraniu wyświetlone zostanie okno, którym należy określić, czy zaznaczeni Opiekunowie mają być aktywni 'Tak', czy nieaktywni 'Nie'. Po zapisaniu aktywność wszystkich zaznaczonych Opiekunów zostanie ustawiona zgodnie z wybraną opcją. Jeśli pośród zaznaczonych Opiekunów znajdą się tacy, których aktywności nie można edytować, ponieważ mają włączoną integrację danych podstawowych, pojawi się informujący o tym komunikat wraz z pytaniem, czy zmienić aktywność tylko tych Opiekunów, których dane nie są integrowane.

image16
Rysunek 4. Operacje grupowe na Opiekunach klientów w Panelu Administracyjnym - przykład

Dodawanie Opiekuna klienta

Po kliknięciu przycisku Dodaj opiekuna klienta wyświetlone zostanie okno umożliwiające utworzenie nowego Opiekuna. Formularz podzielony jest na dwie sekcje: Dane podstawowe oraz Powiadomienia.

W sekcji Dane podstawowe dostępne są następujące pola:

  • Operator - pole umożliwiające powiązanie Opiekuna klienta z Operatorem Panelu Administracyjnego;

  • Imię - imię Opiekuna (pole wymagane);

  • Nazwisko- nazwisko Opiekuna (pole wymagane);

  • Numer telefonu - numer telefonu stacjonarnego;

  • Numer telefonu komórkowego;

  • E-mail - adres e-mail Opiekuna;

  • Opis - dodatkowy opis Opiekuna;

  • Identyfikator zewnętrzny - identyfikator wykorzystywany w integracji z systemami zewnętrznymi;

  • Widoczny w sklepie - przełącznik określający, czy dane Opiekuna mają być widoczne dla Kupujących w Sklepie;

  • Aktywny - przełącznik określający, czy Opiekun jest aktywny.

W sekcji Powiadomienia można skonfigurować automatyczne powiadomienia e-mail wysyłane do Opiekuna:

  • Informuj o nowych zamówieniach - Opiekun otrzyma powiadomienie o złożeniu nowego zamówienia w imieniu przypisanego Kontrahenta/Oddziału kontrahenta. Dotyczy to również Zapytań o wycenę, jeśli taka funkcjonalność jest włączona w Procesie zakupowym Administracja  Konfiguracja;

  • Informuj o zapytaniach kontaktowych - Opiekun otrzyma powiadomienie o nowych zapytaniach kontaktowych, czyli zapytaniach z formularza kontaktowego i zapytaniach o produkt;

  • Informuj o dacie wygaśnięcia umowy kontrahenta - Opiekun otrzyma powiadomienie o zbliżającym się terminie wygaśnięcia umowy;

  • Informuj o przypisaniu nowego oddziału - Opiekun otrzyma powiadomienie o przypisaniu do nowego Oddziału kontrahenta.

image7
Rysunek 5. Dodawanie Opiekuna klienta w Panelu Administracyjnym

Szczegóły Opiekuna klienta

Po kliknięciu w wiersz Opiekuna na liście wyświetlone zostaną jego szczegóły. Widok szczegółów podzielony jest na zakładki:

  • Dane podstawowe - zawiera wszystkie informacje o Opiekunie wraz z ustawieniami powiadomień oraz możliwością dodania zdjęcia Opiekuna;

  • Oddziały kontrahentów - lista Oddziałów kontrahentów przypisanych do danego Opiekuna;

  • Kontrahenci - lista Kontrahentów przypisanych do danego Opiekuna.

W widoku szczegółów dostępna jest również opcja Zarządzaj integracją, umożliwiająca konfigurację integracji danych podstawowych z systemami zewnętrznymi - patrz: Integracja danych i powiązań Opiekunów klientów.

Dane podstawowe

W zakładce Dane podstawowe w szczegółach danego Opiekuna klienta istnieje możliwość podglądu danych podanych podczas tworzenia Opiekuna.

Jeśli dla danego Opiekuna dane podstawowe nie są integrowane, możliwa jest również ich edycja. Dotyczy to również ustawień powiadomień, które mogą być przesyłane na adres e-mail Opiekuna.

Ponadto w sekcji Zdjęcie opiekuna klienta można dodać zdjęcie, które będzie wyświetlane jako miniaturka na liście oraz w szczegółach danego Opiekuna w Panelu Administracyjnym. Jeśli dany Opiekun jest widoczny w Sklepie, zdjęcie to będzie wyświetlane również przy danych kontaktowych Opiekuna.

image8
Rysunek 6. Dane podstawowe Opiekuna klienta w Panelu Administracyjnym

Oddział kontrahenta

W zakładce istnieje możliwość podglądu danych Oddziałów kontrahentów, do których dany Opiekun jest przypisany. Na liście prezentowane są następujące informacje:

  • Nazwa - nazwa Oddziału kontrahenta. Obok nazwy danego Oddziału widoczne mogą być oznaczenia:

    • symbol gwiazdy - oznaczający, że jest to Oddział główny danego Kontrahenta;

    • ikona czerwonego przekreślonego koła - jeśli dany Oddział kontrahenta jest nieaktywny;

  • Nazwa kontrahenta - nazwa Kontrahenta, do którego należy dany Oddział;

  • E-mail - adres e-mail przypisany do Oddziału kontrahenta;

  • Numer telefonu - numer telefonu przypisany do Oddziału kontrahenta.

Przy wyłączonej Integracji powiązań z oddziałami kontrahentów/kontrahentami dostępna jest również opcja ręcznego przypisywania Oddziałów kontrahentów do Opiekuna. Opcja zarządzania integracją dostępna jest nad listą po prawej stronie.

Nad listą dostępny jest przycisk Wybierz oddziały kontrahentów, umożliwiający ręczne przypisanie kolejnych Oddziałów kontrahentów do danego Opiekuna. Po jego kliknięciu wyświetlone zostanie okno z listą Oddziałów kontrahentów dostępnych do przypisania. Lista zawiera tylko te Oddziały, które mogą zostać wybrane w danym kontekście.

W oknie przypisywania oddziałów dostępne są predefiniowane presety pozwalające na szybkie przełączanie się pomiędzy widokami:

  • Domyślny - w którym wyświetlana jest lista wszystkich dostępnych Oddziałów kontrahentów. Na kontach typu Hybrid lista ta jest domyślnie zawężona do Oddziałów powiązanych z Kontrahentami typu firma;

  • Bez opiekuna - wyświetla tylko te Oddziały kontrahentów, które nie mają jeszcze przypisanego żadnego Opiekuna. Na kontach typu Hybrid lista ta jest domyślnie zawężona do Oddziałów powiązanych z Kontrahentami typu firma;

Do jednego Oddziału kontrahenta może być przypisanych wielu Opiekunów klienta, dlatego przypisanie do Opiekuna Oddziałów, które miały już przypisanego Opiekuna nie powoduje jego odpisania. Listę wszystkich powiązanych z danym Oddziałem kontrahenta Opiekunów klientów można sprawdzić w szczegółach danego Oddziału w zakładce Dane oddziału kontrahenta Sklep  Klienci  Oddziały kontrahentów.

Na liście prezentowane są kolumny:

  • Typ - symbol oznaczający typ rekordu (Oddział kontrahenta, osoba fizyczna) - na kontach HYBRID;

  • Nazwa - nazwa Oddziału kontrahenta wraz z oznaczeniami (gwiazdka dla oddziału głównego, symbol nieaktywności);

  • Nazwa kontrahenta - nazwa Kontrahenta, do którego należy dany Oddział;

  • E-mail - adres e-mail przypisany do Oddziału kontrahenta;

  • Numer telefonu - numer telefonu przypisany do Oddziału kontrahenta;

  • Liczba zamówień - liczba zamówień złożonych przez dany Oddział kontrahenta;

  • Suma zamówień - łączna wartość zamówień złożonych przez dany Oddział kontrahenta.

Po zaznaczeniu wybranych Oddziałów kontrahentów i kliknięciu przycisku Wybierz, zostaną one przypisane do danego Opiekuna.

Lista zawiera tylko Oddziały kontrahentów bezpośrednio przypisane do danego Opiekuna. Jeśli do danego Opiekuna przypisani są również Kontrahenci, Oddziały tych Kontrahentów nie są automatycznie wyświetlane na tej liście.
image17
Rysunek 7. Lista Oddziałów kontrahentów przypisanych do Opiekuna klienta oraz opcja przypisania kolejnych Oddziałów - przykład w Panelu Administracyjnym

Kontrahenci

W zakładce istnieje możliwość podglądu danych Kontrahentów, do których dany Opiekun jest przypisany. Na liście prezentowane są następujące informacje:

  • Nazwa - nazwa Kontrahenta. Obok nazwy danego Kontrahenta widoczny może być symbol nieaktywności (czerwone przekreślone koło);

  • E-mail - adres e-mail przypisany do Kontrahenta;

  • Numer telefonu - numer telefonu przypisany do Kontrahenta.

Dostępne jest wyszukiwanie oraz filtrowanie listy.

Przy wyłączonej Integracji powiązań z oddziałami kontrahentów/kontrahentami dostępna jest również opcja ręcznego przypisywania Kontrahentów do Opiekuna. Opcja zarządzania integracją dostępna jest nad listą po prawej stronie.

Nad listą dostępny jest przycisk Wybierz kontrahentów, umożliwiający ręczne przypisanie kolejnych Kontrahentów do danego Opiekuna. Po jego kliknięciu wyświetlone zostanie okno z listą Kontrahentów dostępnych do przypisania. Lista zawiera tylko tych Kontrahentów, którzy mogą zostać wybrani w danym kontekście.

W oknie przypisywania kontrahentów dostępne są predefiniowane presety pozwalające na szybkie przełączanie się pomiędzy widokami:

  • Domyślny - wyświetla pełną listę dostępnych Kontrahentów;

  • Bez opiekuna - wyświetla tylko tych Kontrahentów, którzy nie mają jeszcze przypisanego żadnego Opiekuna.

Do jednego Kontrahenta może być przypisanych wielu Opiekunów klienta, dlatego przypisanie do Opiekuna Kontrahentów, którzy mieli już przypisanego Opiekuna, nie powoduje jego odpisania. Listę wszystkich powiązanych z danym Kontrahentem Opiekunów klientów można sprawdzić w szczegółach danego Kontrahenta w zakładce Dane kontrahenta Sklep  Klienci  Kontrahenci.

Na liście prezentowane są kolumny:

  • Typ - symbol oznaczający typ rekordu (Kontrahent);

  • Nazwa - nazwa Kontrahenta wraz z oznaczeniem symbolu nieaktywności;

  • Nazwa kontrahenta - nazwa Kontrahenta;

  • E-mail - adres e-mail przypisany do Kontrahenta;

  • Numer telefonu - numer telefonu przypisany do Kontrahenta;

  • Liczba zamówień - liczba zamówień złożonych przez danego Kontrahenta;

  • Suma zamówień - łączna wartość zamówień złożonych przez danego Kontrahenta.

Po zaznaczeniu wybranych Kontrahentów i kliknięciu przycisku Wybierz, zostaną oni przypisani do danego Opiekuna.

Lista zawiera tylko Kontrahentów bezpośrednio przypisanych do danego Opiekuna. Jeśli do danego Opiekuna przypisane są również Oddziały kontrahentów, Kontrahenci, do których te Oddziały należą, nie są automatycznie wyświetlani na tej liście.
image18
Rysunek 8. Lista Kontrahentów przypisanych do Opiekuna klienta - przykład w Panelu Administracyjnym

Opiekunowie klienta - widok w Sklepie

Informacje o Opiekunach klienta znajdują się w Sklepie w Strefie klienta (Moje konto) oraz w danych kontaktowych (Kontakt).

image2
Rysunek 9. Opiekunowie klienta – widok w Strefie klienta w Sklepie

Dodatkowo istnieje możliwość takiej konfiguracji, która pozwala rejestrującym się w Sklepie Kupującym na samodzielny wybór Opiekuna klienta spośród widocznych w Sklepie